企業に務める人であればほとんどの人が経験するであろう「プレゼン資料」の作成。会議や商談など、キャリアを積めば積むほどプレゼン資料を作成する機会は増え、その重要性は高まっていきます。しかし、プレゼン資料の作成に時間がかかって残業をしてしまったり、質の高いプレゼン資料はどのように作成すればいいのか悩んでしまったりすることもあるでしょう。
この記事では、プレゼン資料の基本的な作成方法やより相手に伝わる応用的なプレゼン資料の作成方法を紹介します。
プレゼン資料はフォーマット化する
プレゼン資料を作る機会が多く、その作成に時間がかかってしまうという人は、まずはプレゼン資料のフォーマットを作成するといいでしょう。プレゼン資料をフォーマット化させることで得られるメリットについて紹介していきます。
- 作業効率がアップ
プレゼン資料をフォーマット化させて得られる最大のメリットは、「作業効率が上がり時間と手間を削減できる」ことです。
プレゼン資料を作成する上で一番時間を割いてしまう作業は、「考える」ことです。どのような構成にするのか、どのようなスライドデザインにするのか、フォントのサイズや色はどうするかなど、プレゼン資料を作成する上で考えなければならないポイントを挙げるときりがありません。しかし、これらを一括してフォーマット化してしまえば、考える時間を削減でき、資料の質を上げるということに尽力できるようになります。
さらに、あらかじめフォーマット化されていれば「作り直し」のリスクを避けることができます。せっかく作成したプレゼン資料が却下された場合でも、フォーマット化されている部分に関しては作り直す必要がないため、一からやり直しになる心配は無くなります。
- 作り手も読み手も理解しやすくなる
プレゼン資料作りで起こりうる問題といえば、作成した人によって作り方にバラつきがあったり、資料全体に統一感がないために、内容把握がしづらくなったりするということです。
しかし、プレゼン資料が社内でフォーマット化されていれば、どの人がどんなテーマのプレゼン資料を作成するときでも同じ手順で作成が可能になります。また、上長が資料内容をチェックする場合も、チェックするポイントが絞られるため、タイムロスが無くなり大幅に作業時間を削減できるようになります。
フォーマットが統一されたプレゼン資料であれば、「今何について説明がされているのか」「どこが重要なポイントなのか」が理解しやすくなります。
これによって会議や商談の進行もスムーズになり、結果として質の高いプレゼン資料と言えるものになるでしょう。
分かりやすいプレゼン資料の構成とは？
プレゼン資料が果たす最も重要な役割は、「相手に的確に資料内容を伝える」ということです。せっかく作成したプレゼン資料も、相手に伝えるという役割を果たすことができなければ意味がありません。相手に伝わるような資料を作るためには、まずはプレゼンの「構成」を整えることが大切です。
- プレゼンの目的を明確にする
まずは、今回作成するプレゼンの目的、つまり「ゴール」を設定しましょう。
何のためのプレゼンなのか、相手に何を一番伝えたいのか、どこが相手を動かす魅力的なポイントなのかを自分がしっかりと理解した上で、相手に伝わるように準備をしなければいけません。プレゼンをした結果、「相手を動かす」ことができなければ、そのプレゼンは失敗したも同然となります。相手にとって価値のある情報を伝えられなければならないのです。
【プレゼン資料はあくまで「サポート役」】
プレゼン資料を作成する上で注意したいポイントが、「プレゼン資料が主役ではない」ということです。
プレゼンを行う上で主役となるのは発表者であり、プレゼン資料はあくまで発表者をサポートする役割であるということを勘違いしてはいけません。
プレゼン資料がサポートを発揮するポイントは、「発表者が口頭では伝えきれないこと」です。例えば、イメージや数値、グラフ、データなどが挙げられるでしょう。また、プレゼンの中でも特に強調したい部分についても資料を使うといいでしょう。
- 構成を考える手順
プレゼン資料を作成する際に、いきなりスライドから作成している人も多いのではないでしょうか。実はその作成方法は非常に効率が悪く、必要な構成が抜けてしまいがちです。すると、全体の構成に支障が生まれてしまったり、手直しにも時間がかかってしまったりするおそれがあります。
プレゼン資料を作成する際は、まずは「全体の構成」から考えていきましょう。次のような手順で構成を考えると効率よく作業を進められるようになります。
【①目的（ゴール）の設定】
前述でも説明した通り、プレゼンにおいて一番大切である「目的（ゴール）」を設定しましょう。何のためのプレゼンなのか、相手に何を一番伝えたいのか、どこが相手を動かす魅力的なポイントなのかをきちんと整理していきます。
これらを考えるコツは、「誰に何をして欲しいのか」という視点を持つことです。ここをしっかりと整理しておくと、そのあとの構成もスムーズになります。
【②テーマの設定】
プレゼン資料におけるテーマとは、そのプレゼンが持つ「メッセージ」のことを指します。つまり、目的（ゴール）に到達するための手段であると言えるでしょう。
ここでは、自分が相手にアピールしたい細かな情報ではなく、相手にとってメリットとなる具体的な情報を簡潔に打ち出すことが重要となります。
【③情報の整理】
ここで言う情報とは、②の手順で設定したテーマ（メッセージ）に必要な情報です。ピックアップした情報は、「なぜ相手に必要であるのか」「どのようなメリットが得られるのか」「いつ・どのように」などの、「理由」「効果」「条件」の3つに分類しておくといいでしょう。
【④構成を組み立てる】
いよいよ具体的な構成を組み立てていきます。プレゼンの基本構成は、「イントロ（つかみ）」→「ボディ（本題）」→「エンディング（結論・まとめ）」→「アペンディクス（補足資料）」の順番です。この流れに沿ってピックアップした情報を並べることで、読み手がスムーズに内容を理解できるようになります。
【⑤見直し・修正】
構成を組み立てられたら最後に見直し、必要な部分を修正していきます。
資料を見直す上で大切なポイントは、「読み手の立場に立つ」ということです。もし、自分がプレゼンを受ける立場だったらという視点で考えてみましょう。情報の過不足や論理の矛盾がないか、隅々までチェックしてください。また、可能であれば第三者にプレゼン資料をチェックしてもらうのもいいでしょう。
プレゼン資料を見やすくする方法
ここでは、スライドを作成する際に押さえておきたい、具体的なポイントを紹介していきます。
プレゼン資料は視覚的な部分を補うものであるため、全体的なレイアウトや体裁が整っていなければプレゼンの質は下がってしまいます。以下のようなポイントに注意しましょう。
- プレゼンに必要なスライド
プレゼンで使用するスライドは、情報の不足が内容にしなければなりません。基本的なプレゼン構成の場合は、次のスライドが必要となります。不足がないか確かめましょう。
・表紙
・目次
・目的・背景
・内容・施策
・詳細
・運用フロー
・運用計画・スケジュール
- スライドデザインの工夫
デザインの良し悪しは個人的な感覚に頼りがちですが、スライドは相手が見るものであるため、自己中心的な考え方は避けましょう。相手が見やすいフォント・文字の大きさ・色使いを心がけましょう。
【読みやすいフォント・文字の大きさとは？】
スライドがどんな場面・環境で使用されるかにもよりますが、基本的には「メイリオ18pt以上」が読みやすいフォント・文字の大きさであるとされています。これをベースに、スライド内での文字のルールを設定すると、より見やすいスライドとなるでしょう。
例えば、タイトルはメイリオ20ptの太字、説明はメイリオ18ptなど、文字のルールを統一することでどこが重要な情報なのかが一目瞭然となります。
【見やすい色使いとは？】
スライドで使用する色は、多過ぎれば見づらく、少なすぎるとどこが重要な情報なのかがわかりづらくなります。スライドで使用する色は多くとも5色以がいいとされています。
さらに、色は同系色であると色の違いがわかりづらくなるため、できるだけ系統の違う色を使用しましょう。また、文字のルールと同じように、色についてもルールを設定するとより見やすいスライドを作成できます。
- スライドの情報量を絞る
スライドを作成する上で起こりやすい問題といえば、「スライドに情報を詰め込みすぎる」ことです。プレゼンにおける主役は、あくまで発表者です。情報が多すぎるスライドを作ってしまっては、聞き手はスライドに集中してしまい、発表者の話が耳に入らなくなってしまいます。
【「1スライド1情報」の原則を守る】
原則として、1枚のスライドには1つの情報に絞りましょう。一見、1枚のスライドでいくつかの情報を伝えられた方が効率的に感じますが、それぞれの情報のインパクトが弱まるためプレゼンの効率は下がってしまいます。聞き手側への印象も薄くなってしまうため、基本的には「1スライド1情報」を徹底しましょう。
【文字数はできるだけ少なくする】
「1スライド1情報」の原則を守っていても、スライド内の文字数が多くなってしまっていては意味がありません。
文字が多すぎるスライドになってしまうと、聞き手側はスライドを読むことに集中してしまい、発表者の話が耳に入らなくなってしまいます。語尾や接続語など不要な言葉はカットし、ポイントとなる部分を項目として並べるようにするなど、文章を簡素にしていきましょう。
【余白を作る】
余白が十分にあるスライドは、視覚的に見やすいものとなり、相手にも情報が伝わりやすくなります。同じ情報量であっても、改行や行間を工夫したり、文字サイズやグラフ、写真などのサイズを調節したりするだけで余白を作り読みやすいスライドを作成することができます。
- 聞き手の視点で考えて作成する
繰り返しにはなりますが、スライドを作成する際には「常に聞き手の視点を考える」ことが大切になります。そのためには、「聞き手の興味関心を惹く見せ方」「本当に必要なことだけを伝える」という2つが重要なポイントであると言えます。
【聞き手の興味関心を惹く見せ方】
スライド内に聞き手の興味関心を惹く見せ方を盛り込むと、より伝わるプレゼンになります。興味関心を惹く見せ方とは、「数字を使う」ことです。
例えば、単純に「動員数が増えます！」というような説明よりも、「動員数が5倍になります！」と具体的な数字を見せるとよりインパクトが大きくなり、相手にも印象が残りやすくなります。
もう一つは、「質問を投げかける」ことです。プレゼンといえば発表者が一方に話し、聞き手は受け身の姿勢であることが多くなりますが、質問を含めたスライドにすることで聞き手に当事者意識が生まれ、プレゼン内容の理解度が高まります。
- 目次スライドをつくる
目次といえばスライドの一番始めに作るイメージがありますが、スライドの途中にも挟みましょう。
プレゼンが進んでいくと聞き手側は、「今何の話をしているのか」がわからなくなってしまうことが多々あります。そのような現象を防ぐために、構成が移り変わる段階で目次スライドを挟むことで、「今何の話をしているのか」「これから何について話すのか」がわかるようになります。聞き手が情報を整理する時間を作り、より理解度が深まるプレゼンにしましょう。
相手に伝わるプレゼンの論理展開
ここまで、プレゼン資料やスライドについて詳しく説明しましたが、プレゼンにおいて主役となるのは「発表者」であることを忘れてはいけません。
発表者が主役であるということは、口頭で説明される内容が一番重要であるといえます。基本的なマナーから論理方法まで理解しておきましょう。
- 上手くいくプレゼンのポイントとは？
プレゼンを上手く進めるためには、基本的なマナーを押さえておく必要があります。どれだけ完璧な資料を用意していても、発表者のマナーが悪ければそもそも話も聞いてもらえません。次のような基本的なマナーを心がけましょう。
【挨拶・自己紹介】
どんな場面においても挨拶や自己紹介はマナーの基本であるといえます。プレゼンを始める際には必ず、挨拶と簡単な自己紹介を行いましょう。また、プレゼン終了時にも挨拶を欠かさないようにしてください。ただし、挨拶や自己紹介に時間を割いてしまうことだけは無いよう注意してください。
【声のトーン・身振り手振り】
声のトーンはできるだけ明るく、ハキハキと相手が聞き取りやすい話し方を心がけましょう。ボソボソと小声で聞き取りづらい話し方をすると、聞き手側にストレスがかかり、大切なプレゼン内容が頭に入ってこなくなってしまいます。
【余計な言葉を発しない】
緊張すると「えー」「そのー」など、余計な言葉を発してしまいがちです。余計な言葉が多いと話を聞きとりづらいだけではなく、自信のなさや準備が足りていないように感じられ、聞き手側に不信感を与えてしまう恐れがあります。
余計な言葉を発するよりは、意識的に間を多く取るようにしてリラックスすることを心がけるといいでしょう。緊張すると早口にもなりやすいため、意識的に間を取ることで相手にとっても聞き取りやすくなることに繋がります。
- 演繹法を使って話す
演繹法（えんえきほう）とは、「いくつかの前提や条件から必然的な結論を導き出す」という論理方法です。前提や条件が真実であれば、それらから導かれる結論も真実であるという考え方になります。つまり、プレゼンにおいては、信ぴょう性の高い前提や条件をピックアップすることで、それに比例して信ぴょう性の高い結論を導き出し、これを相手にプレゼンできるということになります。
- 帰納法を使って話す
帰納法（きのうほう）とは、「複数の考察や事実の共通項からある結果を導き出す」という論理方法です。
一見バラバラのテーマであっても、それらの共通項を見いだすことで一つのテーマを設定できるという考え方になります。つまり、演繹法とは逆の論理展開となり、できるだけたくさんの事象を集めることで、より信ぴょう性の高い結果を導き出すことができるようになります。
テンプレートを利用するのもおすすめ
時間が無い場合やスライドのデザインを考えることが苦手な人は、スライドの「テンプレートを使用する」ことも一つの手段です。テンプレートであればデフォルトで見やすいデザインであるため、時間を短縮しながら簡単に見やすいスライドを作成することができます。
- おすすめのテンプレートを紹介
インターネット上には、スライドの様々な無料テンプレートが配布されています。プレゼン内容に合った用途のものを選択し、ダウンロードしてみてください。
【都市＿フラット】https://boxil.jp/slidetemplate/sheets/57/
基本的にはどんなプレゼン資料にも汎用しやすいテンプレートです。背景の都市をイメージしたデザインがポイントとなっています。
ブルー・ミントグリーン・ピンク・イエロー・ライトグリーンの5色展開となっています。
【3スクエア】https://boxil.jp/slidetemplate/sheets/80/
タイトル・サブタイトル・写真をそのままボックスの中に組み込むことができる、シンプルかつ万能なデザインとなっています。配色も鮮やかで、見る人を惹きつけるデザインがされています。全部で5つの配色展開がされています。
【ベーシックブルー】https://ferret-plus.com/users/sign_up
幾何学的なモチーフにより、情報の連鎖を表したデザインとなっています。IT系のプレゼン資料におすすめです。無料会員登録をすると無料でダウンロードができます。
【ソラニオプレゼンテーションテンプレート】https://www.slidescarnival.com/
葉っぱとグリーンのイメージが印象的なテンプレートです。環境や自然、農業など、グリーンのイメージが合うプレゼンにおすすめします。
おわりに
プレゼン資料の基礎から応用まで解説しました。初めてプレゼン資料を作ると言う人は、思いの外時間がかかり壁にぶつかることもあるでしょう。しかし、その壁は多くの人が乗り越えているものであり、それは場数を踏んでいくことで解決していきます。
初めの数回はプレゼン資料を作ることが嫌になるほど大変な思いをすることもありますが、慣れててしまえば簡単に伝わりやすい資料を作成できるようになります。
この記事を参考にしてプレゼン資料の基礎を学び、何度も資料を作成していくことで自分なりのコツを見つけられるといいですね。
